La Constitución Política de Colombia establece en el artículo 15 “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

1. Objeto de la Política.

Poner en conocimiento de los Titulares los términos y condiciones por medio de los cuales, MEDICAL M&B SAS, en pleno acogimiento y cumplimiento a las normas legales colombianas aplicables, desarrolla los derechos que tienen todos los titulares de conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que sobre ellos se hayan recogido y su tratamiento.

• Destinatarios.

Está política está dirigida a:                

Beneficiarios y personas interesadas en los servicios que presta MEDICAL M&B SAS, en el que se recolecten sus datos personales, con el fin de que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente respecto del (los) tratamiento(s) y la(s) finalidad(es) para los que son recolectados sus datos, así como los derechos de ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a su proveedor, cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.

A los funcionarios, Contratistas, Pasantes y personal de MEDICAL M&B SAS que realicen tratamiento de los datos personales o reciban, atiendan y den respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamos) de información relacionadas con el tratamiento y protección de datos personales, para los cuales esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento.

• Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidad de este.

Tanto el tratamiento como la finalidad de la solicitud y recolección de datos, se limita a la gestión pertinente y adecuada que le permita a MEDICAL M&B SAS desarrollar su objeto social en cumplimiento de las normas legales que lo rigen.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado de forma presencial y/o virtual para la vinculación de cualquier producto, servicio o beneficio de MEDICAL M&B SAS, sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. MEDICAL M&B SAS, exige al encargado del tratamiento de datos para la protección de los datos personales y la confidencialidad de estos.

1. Finalidad. Así pues, los datos personales que suministran los titulares son tratados en atención a las siguientes finalidades:
   • Clientes.
     • La solicitud, recolección y tratamiento de datos personales se hace para fines directamente relacionados con la prestación de los servicios y actividad económica que ofrece y realiza MEDICAL M&B SAS, así como la gestión comercial, percepción, promociones, contacto y comunicaciones.
     • Enviar mensajes con contenidos informativos, notificaciones, invitación a eventos y a la participación de espacios de conexión virtual o presencial, alianzas, convenios e iniciativas relacionadas con los servicios que se prestan y a los procesos asociados a cada uno de los servicios, a través de correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales o cualquier otro canal oficial de comunicación de MEDICAL M&B SAS.
     • Atención y respuesta a peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.
     • Realizar transferencia de datos personales a cualquier otra entidad con quienes MEDICAL M&B SAS, suscriba convenios y/o contratos por objeto de fortalecer la gestión administrativa u operativa de productos y/o servicios.
     • Transmitir información personal a terceras partes que hacen tratamiento de datos a modo de encargo necesario para la ejecución de las operaciones de MEDICAL M&B SAS y sus ejecutores.
     • Actualizar bases de datos, incluyendo los casos que se requieran transmitir o transferir a un tercero, información para validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
     • Para el acceso a espacios y beneficios que no se encuentran en el portafolio de servicios y que tiene como propósito brindar acompañamiento, apoyo o participación de actividades que puedan aportar inherentes a los productos y servicios que presta MEDICAL M&B SAS.
     • Presentar información solicitada por los entes de control que permitan dar cumplimiento a las exigencias legales y a los análisis estadísticos requeridos.
     • Grabación de imágenes, voz o cualquier registro que sirva de soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memoria o evidencia ante un requerimiento específico o atención de PQRS.
     • Adelantar las acciones de cobros y recuperación de cartera, en virtud de los compromisos adquiridos al adquirir cualquier producto y/o servicio.
     • Adelantar actividades de prevención relacionadas con el estado de salud y/o emergencia sanitaria acorde con los lineamientos definidos por del Gobierno Nacional.
   • Proveedores – Contratistas
     • La solicitud, recolección y tratamiento de los datos personales se hace para fines directamente relacionados con el contacto, selección y contratación de proveedores para el funcionamiento de MEDICAL M&B SAS.
     • Captura de datos a través de sistemas de videovigilancia, o grabación, en el sistema de ingreso; su tratamiento tendrá como finalidad la identificación como contratista, el control de ingreso y estadía en las instalaciones, seguridad y la prevención de conductas irregulares.
     • Adelantar las actividades que correspondan al desarrollo de las obligaciones del contrato.
     • Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas y/o proveedores de MEDICAL M&B SAS y/o entes de control.
     • Enviar mensajes con contenidos informativos, notificaciones, invitación a eventos y a la participación de espacios de conexión virtual o presencial, alianzas, convenios e iniciativas relacionadas con los servicios que se prestan y a los procesos asociados a cada uno de los servicios, a través de correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales o cualquier otro canal oficial de comunicación de MEDICAL M&B SAS.
     • Grabación de imágenes, voz o cualquier registro que sirva de soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memoria o evidencia ante un requerimiento específico o atención de PQRS.
     • Cumplir con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral, fiscal, tributaria y mercantil.
     • Atención y respuesta a peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.
     • Realizar transferencia de datos personales a cualquier otra entidad con quienes MEDICAL M&B SAS suscriba convenios y/o contratos por objeto de fortalecer la gestión administrativa u operativa de productos y/o servicios.
     • Adelantar actividades de prevención relacionadas con el estado de salud y/o emergencia sanitaria acorde con los lineamientos definidos por del Gobierno Nacional.
   • Empleados.
     • La solicitud, recolección y tratamiento de los datos personales se hace para fines directamente relacionados con su vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral.
     • Adelantar actividades de prevención relacionadas con el estado de salud y/o emergencia sanitaria acorde con los lineamientos definidos por del Gobierno Nacional.
     • Adelantar actividades propias del área de Recursos Humanos, de acuerdo con el manual de funciones y Seguridad y Salud en el Trabajo.
     • Para circular la información con el fin de atender afiliaciones, pagos y requerimientos del Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales.
     • Para inscripciones a actividades del programa de bienestar social ante la Caja de Compensación o encargado tanto del funcionario, como de sus familiares.
     • Para expedición de certificados laborales y certificados de ingresos y retenciones.
     • Para efectuar las verificaciones que correspondan previo al pago de nómina.
     • Para adelantar todas aquellas laborares que por la operación de la empresa y la legislación vigente requieran el manejo de la información previamente recolectada.
     • Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.
     • Invitación a eventos, alianzas e iniciativas relacionadas a la comunidad MEDICAL M&B SAS.
     • Grabación de imágenes, voz o cualquier registro que sirva de soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memoria o evidencia ante un requerimiento específico o atención de PQRS.
     • Captura de datos a través de sistemas de videovigilancia, o grabación, toma de fotos para el carné o en el sistema de ingreso; su tratamiento tendrá como finalidad la identificación como funcionario, el control de ingreso y estadía en las instalaciones, seguridad y la prevención de conductas irregulares.
     • La solicitud, recolección y tratamiento de los datos personales se hace para fines de llevar un control y seguridad en el ingreso de personas a las instalaciones.

Los datos personales registrados en la base de datos de MEDICAL M&B SAS son sometidos a distintas formas de tratamiento como:

2. Tratamiento.

De conformidad con los fines mencionados, el tratamiento que se da a los datos personales es el siguiente:

• (i)Recolección, clasificación, almacenamiento, compilación, actualización, procesamiento, reproducción, sistematización, organización y uso de forma parcial o total  y uso de la información para efectos de que MEDICAL M&B SAS pueda desarrollar su objeto social en cumplimiento de las normas legales que lo rigen; (ii) clasificación y almacenamiento en una o varias bases de datos, según corresponda, conforme la información suministrada y calidad del titular; (iii) verificar y validar la información suministrada por el titular; (iv) consultar y comparar la información suministrada por el titular con la información almacenada en otras bases de datos públicas o privadas a efectos de conocer los antecedentes judiciales, de seguridad o financieros del titular; y, (v) en general, almacenar, clasificar, comparar, validar y utilizar la información en cumplimiento y para el cumplimiento de las leyes y normatividad que rige a MEDICAL M&B SAS y sus usuarios.

• La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

3. Tratamiento de datos sensibles.

A los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

MEDICAL M&B SAS, apoyando la equidad de cualquier persona, recolecta datos sensibles como el origen racial o étnico y situaciones de vulnerabilidad; de igual manera, se pueden recolectar datos biométricos con el fin de validar la información de conocimiento del beneficiario y/o en el ejercicio de las funciones de seguridad de la compañía.

4. Datos de menores de edad.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y su tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En estos casos, se deberá contar con la autorización del representante legal del menor.

4. Derechos de los Titulares.

Son derechos de los titulares: (i) Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente al encargado y responsable del tratamiento; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al encargado y responsable del tratamiento, salvo excepción; (iii) ser informado por el encargado y responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del tratamiento que le ha dado a sus datos personales; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y normatividad que la desarrolla; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y (vi) acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares.

1. Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo el tratamiento de MEDICAL M&B SAS para ejercer sus derechos, serán atendidas por la Gerencia Comercial en los siguientes canales:

• Línea telefónica: Bogotá (57) 601-6177372
• Oficina: Calle 80 No 128- 69 Unidad 9, torre 2, oficina 102
• Correo electrónico: comercial@medicalmb.com.co

2. Personas facultadas para ejercer los derechos de los titulares. Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas: (i) por el titular, quien deberá acreditar tal calidad; (ii) por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad y la calidad del titular; (iii) por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

3. Ejercicio de los derechos de los titulares de forma escrita y verbal. Las solicitudes, peticiones o consultas sobre los datos personales o tratamiento de los datos personales que presenten los titulares o las personas facultadas de forma escrita o verbal deberán dirigirse a MEDICAL M&B SAS.
   Para la debida atención de las solicitudes así presentadas, el titular o la persona facultada deberán remitir a MEDICAL M&B SAS, los documentos respectivos que prueben la calidad de titular o persona facultada, según corresponda, lo anterior, siempre que ello no pueda verificarse de manera inmediata por su proveedor.

4. Tiempo de respuesta por parte de MEDICAL M&B SAS. Radicada la solicitud, petición, consulta o reclamo, contará con un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de esta para su atención. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término o cuando siendo posible no fueren allegados los documentos respectivos que prueben la calidad de titular o persona facultada, MEDICAL M&B SAS informará al interesado antes del vencimiento de los (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. Reclamos. Las solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales o aquellas que adviertan un presunto incumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y normatividad que la desarrolla, deberán radicarse por escrito y dirigirse a nombre de MEDICAL M&B SAS.
   El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibido. Si este tiempo no fuese suficiente, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6. Vigencia de la Política y de la Base de Datos.

La presente Política rige a partir del día 19 de enero de 2024 aprobada por la junta directiva de MEDICAL M&B SAS.